Warum du beim Standesamt mehr als nur die Geburtsurkunde findest

Die Aufgaben des Standesamtes

Viele von uns verbinden das Standesamt heute hauptsächlich mit der Hochzeit (standesamtlichen Trauung) oder der Geburt eines Kindes. Dabei sind die Aufgaben deutscher Standesämter vielfältiger und beschränken sich nicht nur auf die Ausstellung von Urkunden. Dabei werden zahlreiche Informationen von den Ämtern gesammelt und verwahrt, die für die Ahnenforschung eine wahre Goldgrube sein können.

Geburtsurkunde, Geburtsregister und Geburtsanzeige

Geburten, egal ob in Krankenhaus oder zu Hause müssen aktuell innerhalb einer Woche dem am Geburtsort zuständigen Standesamt mit Angabe des Kindesnamen, Geburtsdatum, Geburtsort und -zeit gemeldet werden. In den meisten Fällen übernimmt das Krankenhaus oder die Hebamme die Anzeige der Geburt beim zuständigen Standesamt. Dabei werden in der Regel die Mutter und der Vater des Kindes mit registriert. Ausnahmen zu den Pflichten bei der Geburtsanzeige sind übrigens genau im deutschen Personenstandsgesetz (PStG) geregelt.

Heirat, Heiratsregister und Aufgebot

Seit dem 1. Januar 1876 ist eine offiziell gültige Eheschließung und deren Beurkundung in Deutschland nur noch durch deutsche Standesämter möglich. Somit müssen geplante Eheschließungen beim Standesamt angemeldet werden. Die Anmeldung muss in der Regel beim zuständigen Standesamt des Wohnortes erfolgen. Der Ort der Eheschließung kann häufig auch außerhalb des Wohnortes erfolgen. Mit der Anmeldung prüft das Standesamt, ob es für die beabsichtigten Heirat Hindernisse gibt. Im Zweifelsfall fordert der/die Standesbeamte/in entsprechende Nachweise ein und führt Befragungen durch. 

Die Prüfung, ob eine Ehe geschlossen werden darf oder nicht, erfolgte lange Zeit durch ein kirchliches oder später ein ziviles Aufgebot (Ankündigung zu einer bevorstehenden Heirat). Seit 1998 werden jedoch keine Ankündigungen zur beabsichtigten Eheschließung mehr von Standesämtern ausgehangen. In der Deutschen Demokratischen Republik (DDR) wurde schon ab 1956 die öffentliche Ankündigung eines Standesamtes durch die formale Anmeldung zur Eheschließung beim Standesamt abgelöst.

Sterbeurkunden, Sterberegister und Sterbefallanzeigen

Neben den Geburten und Trauungen registriert das örtliche Standesamt auch das Ableben von Personen im zuständigen Amtsbereich und stellt Sterbeurkunden aus.

Der Tod eines Menschen muss in Deutschland laut Gesetz spätestens am dritten Werktag schriftlich oder mündlich beim zuständigen Standesamt angezeigt werden.

Zur Anzeige verpflichtet sind dabei alle Personen, die zusammen mit dem/der Verstorbenen gewohnt haben, in deren Wohnung der Todesfall passiert ist sowie jede Person, die beim Tod zugegen war oder selbst vom Tod weiß. Bei Sterbefällen in Krankenhäusern oder Pflegeeinrichtungen erfolgt die Sterbefallanzeige in der Regel durch die betreffende Einrichtung. Bei unbekanntem Aufenthaltsort der verstorbenen Person oder Ermittlungen zum Tod übernimmt die zuständige Behörde die Anzeige.

Zusätzlich zu den Daten, die daraufhin beim Standesamt in das Sterberegister eingetragen werden, finden sich somit in den Standesamtsaufzeichnungen jede Menge zusätzlicher Informationen zum/zur Verstorbenen.

Im Großen und Ganzen hat sich an den zentralen Aufgaben der Standesämter über die Jahrzehnte wenig geändert. Immer mal wieder wurden Form und Umfang der Datenerfassung sowie der Auskünfte durch Gesetzesänderungen angepasst. Insbesondere in der Zeit von 1933 bis 1945 gab es durch die Rassen- und Familienpolitik etliche Veränderungen für die praktische Arbeit der Standesämter.

Einen ersten Überblick zu Geschichte des Personenstandsgesetzes auf dessen Grundlage jedes deutsches Standesamt arbeitet, findest du natürlich bei Wikipedia.

Mit der legitimierten Ausstellung von Urkunden zu Geburten, Heiraten und Sterbefällen erfüllt das Standesamt eine für jeden Bürger wichtige Aufgabe. Jeder benötigt im Lauf seines Lebens entsprechende beglaubigte Nachweise zu seiner Person und der eines direkten Verwandten für Anträge unterschiedlicher Art. Beispiele hierfür sind u.a. die (erstmalige) Beantragung von Reisepass/Personalausweis oder der notwendige Nachweis für die geplante Hochzeit.

Die Aufzeichnungen der Standesämter haben darüber hinaus besonderem Wert für die Erforschung der eigenen Familiengeschichte.

Als historische Quellen der Standesämter kannst du neben Urkunden und Registereinträgen auch Sammelakten oder Beiakten finden. Darin befinden sich im besten Fall Anzeigen von Geburten und Sterbefällen, Anmeldungen zur Hochzeit oder Aufzeichnungen zu Prüfungen (Aufgebotsverhandungen) im Zusammenhang mit einer Eheschließung. Darin finden sich nicht selten für die Forschung wertvolle Zusatzinformationen zum sozialen Umfeld und weiteren Verwandten.

Beim Forschen in den Standesamtsunterlagen solltest du Folgendes beachten:

Laut offizieller Regelung ist die zeitliche Zuständigkeit der Standesämter auf die Registrierung und Bearbeitung „aktueller“ Fälle begrenzt.

Das heisst, dass alle Registereinträge, die sich auf Zeiträume innerhalb gesetzlich vorgegebenen Schutzfristen beziehen, unterliegen der Arbeit des deutschen Standesamtes und können nur dort abgefragt werden. Die zeitlichen Fristen für die Aufbewahrung beim Standesamt für die jeweiligen Register sind.

1. Geburtsregister: 110 Jahre nach Geburt (gezählt ab dem Jahr der Geburt bis zum aktuellen Jahr)
   
2. Trauregister: 80 Jahre nach Hochzeit (gezählt ab dem Jahr der Trauung bis zum aktuellen Jahr)
   
3. Sterberegister: 30 Jahre nach Tod (gezählt ab dem Jahr des Todes bis zum aktuellen Jahr)
   

Innerhalb der genannten Zeiträume kannst du als Familienforscher nur Einblick in die Register beim Standesamt erhalten (oder Kopien daraus bekommen), wenn dich die Einträge selbst betreffen oder du eine direkte Verwandtschaft mit der registrierten Person nachweisen kannst. In anderen Fällen (z. B. Erbenermittlung oder Auftragsforschungen) musst du ein sogenanntes rechtliches Interesse nachweisen.

Im Zweifelsfall erkundige dich am besten telefonisch beim zuständigen Standesamt, ob du Auskunft erhalten kannst.

Im Regelfall werden die Register nach Ablauf der Fristen an das zuständige Archiv abgegeben und können dann dort von jeder Person eingesehen werden. Hier gelten dann die Archivgesetze.

Zum Abschluss noch der Hinweis: Frage bei deinem nächsten Archivbesuch oder der nächsten schriftlichen Anfrage doch einfach mal nach Sammelakten zum gesuchten Registereintrag. Vielleicht findest du so wichtige und weiterführende Informationen für deine Forschungen.

Viel Erfolg beim Forschen in den historischen Aufzeichnungen der Standesämter!