Mit diesen 5 Punkten kannst du bei deiner nächsten Archivanfrage Geld sparen

Eine Archivanfrage, rund 80 Euro Gebühren und 3 beglaubigte Dokumentenkopien. Und das Beste … eine Dokumentenkopie hatte ich jetzt sogar doppelt in meinen Unterlagen.

So ein Mist mit Mütze! Ich war echt satt. Aber ich war irgendwie auch selbst schuld.

Ich schaute mir meine Anfrage noch einmal an.

Meine zentrale Frage war eigentlich klar. Aber irgendwie hatte ich mich nicht deutlich ausgedrückt. Bekannte Informationen und die Nennung von benötigten Dokumenten waren vermischt. Ich hatte bekannte Registernummern an der falschen Stelle genannt. Dabei lag mir das Dokumente doch schon vor und ich wollte es nicht noch einmal haben.

Wahrscheinlich war die Mitarbeiterin bei meiner Anfrage davon ausgegangen, dass ich beglaubigte Kopien benötige. Hier hätte sie aber auch mal nachfragen können. Oder nicht?

Ach, das war ja nett. Sie hat mir noch die Heirat mit rausgesucht. Das Datum wusste ich ja schon. Warum habe das Jahr dann nicht in meiner Anfrage mit angegeben? Ok! Das war wohl etwas mehr Arbeit, die Namenverzeichnisse der möglichen Jahre der Heiraten zu durchsuchen.

Der zusätzliche Aufwand kosten dann eben mehr. Sind eben 24 Euro pro angefangene halbe Stunde.

Solche ein Ergebnis bei einer Anfrage. Die Gebühren hab ich natürlich trotzdem bezahlt.

Das ist mir nur zweimal passiert.

Inzwischen habe ich mehr Erfahrung mit Anfragen und kann häufig gut einschätzen, was mich die Auskunft mit Kopien kosten wird.

Folgende Punkte beachte ich inzwischen bei jeder meiner Anfragen.

1. Benötigte Informationen in der schriftlichen Anfrage deutlich machen

Schildere kurz und strukturiert Dein eigentliches Anliegen und stelle Deine Fragen ganz konkret. Erleichtere dem Bearbeiter das Lesen und unterteile mögliche Sinnzusammenhänge in Absätze. Bei einer etwas längeren Erläuterung, empfiehlt es sich, die zentrale Frage am Ende noch einmal zu wiederholen

2. Gezielte Anforderung von Informationen und Dokumenten

Wenn Dir die betreffenden Aktenbestände oder Aktentitel im Archiv bereits bekannt sind, du vielleicht schon Nummer und Jahrgang des betreffenden Standesamtsregisters vorliegen hast oder du ganz konkret Namen, Lebensdaten, Verwandtschaft und Beruf einer gesuchten Person benennen kannst, dann teile das in deiner Anfrage unbedingt mit. So kannst du dem Sachbearbeiter Zeit sparen oder der Archivarin helfen, die gesuchten Informationen schneller zu finden. Das spiegelt sich natürlich dann auch im Gebührenbescheid wieder. Weniger Aufwand bei der Recherche niedrigere Gebühren.

3. Einfache Kopien statt beglaubigte

Wofür werden beglaubigte Kopien überhaupt benötigt? Meines Wissens sind beglaubigte Kopien oder Abschriften von Dokumente nur bei offizielle Anträgen oder bestimmten Rechtsgeschäften notwendig, wo die Echtheit und Herkunft des Originaldokuments nachgewiesen werden muss. Du kennst das vielleicht von der Beglaubigung von Abschlusszeugniskopien oder Beispielsweise beim Nachweis eines Sterbefalls gegenüber Ämtern und Behörden.

Am bekanntesten unter uns genealogischen Forschern ist die Beglaubigung von Kopien der Personenstandsurkunden durch das Standesamt.

Wenn du die Kopien aus den (archivierten) Standesamtsregistern nicht für offizielle Zwecke benötigst, dann fordere eben deutlich nur „einfache Kopien“ an. Besonders bei Anfragen zu Geburtstag-; Heirats- oder Sterbeeinträgen gehen einige Ämter und Archive häufig davon aus, dass beglaubigte Kopien benötigt werden. Für die reine genealogische Forschung ist das aber natürlich nicht notwendig.

Eine Beglaubigung kann 5 bis 10 Euro oder sogar mehr pro Kopie kosten. Eine einfache s/w Kopie 10 Cent oder 50 Cent plus einer eventuellen Grundgebühr und Portokosten bei postalischen Zustellung.

4. Bekannte Informationen und vorhandene Dokumente

Du kannst die Bearbeitung deiner Anfrage an das Archiv zusätzlich durch Mitteilung bekannten Daten unterstützen. Indem du zum Beispiel kurz und übersichtlich die bereits bekannten Informationen zur gesuchten Person, deren Verwandten oder wichtige Hintergrundinformationen in einem Absatz zusammenfasst. In meiner Arbeit hat sich auch bewährt, bereits vorhandene Dokumentenkopien mitzusenden. So hilfst du dem/der Bearbeiter/in bei der Recherche in den Archivbeständen. Zudem teilst du am Besten gleichzeitig mit, welche Dokumente du nicht mehr benötigst. Die Mitteilung bereits bekannter Informationen sowie bereits vorliegender Dokumente kann im besten Fall die Beantwortung der Anfrage beschleunigen und ein Doppelung von Dokumenten vermeiden.

5. Informationen zu möglichen Gebühren einholen

Jede Stadt und Gemeinde, jedes Staats- und Landesarchiv arbeitet auf der Grundlage einer Gebührenverordnung. Darin ist klar aufgeführt, was dich eine Auskunft, eine beauftragte Recherche oder die Anfertigung von Kopien (Reproduktion kostet) Die Gebührenübersicht findest du entweder auf den Internetseiten der Stadtverwaltung oder des Archivs. Wenn nicht, dann kannst du dich natürlich ebenso telefonisch nach den möglichen Gebühren für deine Anfrage erkundigen. Wenn du bisher noch nicht oder kaum Anfragen gestellt hast, dann informiere dich am besten vor deiner nächsten Anfrage.

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

1. Benötigte Informationen deutlich machen
   
2. Gezielt Dokumente und/oder Informationen anfordern
   
3. Bereits vorliegende und somit nicht mehr benötigt Dokumente nennen
   
4. Deutliche Mitteilung ob einfache oder beglaubigte Kopien
   
5. Vor der Anfrage zu möglichen Gebühren informieren
   

Wenn Du die genannten Punkt nicht nur gelesen hast, sondern bei deinen nächsten Anfragen bei Ämtern und Archiven auch beachten wirst, dann vermeidest du unnötige Gebühren. Natürlich solltest du meine Hinweise immer entsprechend dem Ziel deiner Anfrage anwenden.

Viel Erfolg bei den nächsten Anfragen und beim weiteren Forschen.

Lass Dir beim Finden helfen!

Dein Archivbegleiter