Wie Du durch überlegte Kommunikation bessere Suchergebnisse bekommst

Kommunikation bei Rechercheanfragen

Du hast bei deiner letzten Anfrage im Archiv wieder einmal nicht die erhofften Antworten erhalten?

Du fragst dich was der Grund dafür ist?

Ich stelle in meiner Arbeit als Recherchedienstleister immer wieder fest, wie unheimlich wichtig ein Informationsaustausch ist. Allerdings gilt es hier, die richtigen Informationen auf den dafür geeigneten Wegen zu übermitteln. 

Was ich damit meine? Ich will es dir gern verraten.

Doppelte Recherchen oder das „Ablaufen von bereits erkundeten Pfaden“ ist häufig Zeitverschwendung. Ebenso ist es nicht befriedigend, wenn die beauftragte Suche in einer völlig falschen Richtung läuft.

Wenn wir Zitronenbäume pflanzen, dürfen wir uns nicht wundern, wenn wir keine süßen Orangen ernten.

Versuch dich doch einmal in deinen Gesprächspartner hineinzuversetzen. Stelle dir folgende Fragen:

• Was muss er/sie wissen, um mich erfolgreich bei meiner Suche unterstützen zu können?
  
• Welche Informationen sollte ich weitergeben, damit das für mich beste Ergebnis erzielt wird?
  

Manchmal kann es auch hilfreich sein, die eigenen Theorien und Gedanken zu teilen, auch wenn diese noch so sinnlos erscheinen. Vielleicht rufen diese Fragen und Äußerungen bei deinem Gegenüber hilfreiche Informationen hervor. Wer weiß?

Finde den für dich besten Weg

Natürlich ist es nicht leicht alle wichtigen Informationen auch richtig zu übermitteln. Du bist nicht gut im Schreiben von Briefen oder Berichten? Dann erläutere dein Anliegen doch zusätzlich mündlich. 

Vereinbare hierfür ein persönliches Treffen oder telefoniere mit der betreffenden Person. Mit den heute verfügbaren technischen Mitteln sind auch Ferngespräche mit Bildübertragung (z.B. per Skype oder Bildtelefon) kein Problem mehr.

Dabei ist es immer wichtig, die eigenen Gedanken vorher zu sortieren. Denke immer daran dein Gesprächspartner kann nicht in deinen Kopf schauen und deine Gedanken lesen.

Aber halt! Du bist nicht allein schuld, wenn die Kommunikation schief geht. Zu einem Gespräch gehören bekanntlich mindestens zwei Personen.

Warum es richtig und wichtig ist, Gespräche abzubrechen

Es ist ebenso die Aufgabe deines Gesprächspartners mit Nachfragen und Bestätigungen, die Informationen zu erlangen, die er für seine Arbeit braucht. Die Unterhaltung sollte ein „Nehmen und Geben“ von Informationen sein.

Natürlich gehört auch immer etwas Glück dazu. Manchmal stimmt einfach die Chemie zwischen den Gesprächspartner nicht. Wenn du merkst, dass du mit dem Archivmitarbeiter oder dem Recherchedienstleister einfach keinen "gemeinsamen Nenner" findest, trau dich das Gespräch abzubrechen. Vielleicht geht es deinem Gegenüber ja genauso und er ist froh die Anfrage an einen Kollegen weitergeben zu können.

Es ist keine Schande eine Unterhaltung höflich zu beenden. Lieber früher als zu spät. Sicher findet sich ein anderer Gesprächspartner, der dich in der Anfrage besser unterstützen kann und zu dem du einen besseren „Draht“ findest.

Auch mir fällt es nicht immer leicht Gespräche, die für mich eigentlich nicht zielführend sind, abzubrechen. Aber wenn ich im Gespräch mit einem Mitarbeiter merke, dass wir nur aneinander vorbeireden, dann beende ich das Gespräch.

Mit Zwang erziele ich in dieser Situation keine brauchbaren Ergebnisse und wir verschwenden nur unsere kostbare Zeit.

Ich habe es mir inzwischen angewöhnt, wenn nötig, verschiedene Mitarbeiter in den Archiven anzusprechen. So finde ich heraus, wer mir am besten in meiner Angelegenheit helfen kann. Auch ist es sinnvoll sich im Vorfeld eines Gespräches über den möglichen Gesprächspartner zu informieren:

• In welchen Fachbereich oder welcher Position arbeitet der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin?
  
• Finden sich im Internet Erfahrungsberichte zu ähnlichen Anfragen?
  
• Hat vielleicht ein Archivmitarbeiter einen Aufsatz zum Thema veröffentlicht oder einen Vortrag dazu gehalten?
  
• Kann das Archiv/Amt mir bei meinem Thema überhaupt weiterhelfen?
  

Schaue dich auf den Internetseiten des betreffenden Archivs oder des Dienstleister um. Frage Kollegen, Bekannte oder Freunde nach Erfahrungen mit dem Archiv oder der betreffenden Kontaktperson. Erfrage dir Hinweise bei thematisch qualifizierten Forschern oder Archivaren.

Warum du jedes wichtige Gespräch oder Telefonat vorbereiten solltest

Um in Gesprächen erfolgreicher zu sein, ist es hilfreich sich entsprechend vorzubereiten.
Folgende wichtige Punkte solltest du dabei beachten:

1. Eigenen Informationen und Gedanken im Kopf ordnen und parat halten.
   Am Besten das wichtigste kurz zusammen gefasst auf einen Blatt notieren.
2. Fragen und eigentliches Anliegen schriftlich vorformulieren
• Was weiß ich bereits?
• Was will ich erfahren?
• Was kann mein Gesprächspartner dabei für mich tun?
• Den richtigen Gesprächspartner finden
3. Informationen zum Gesprächspartner suchen oder erfragen
   
4. Einen Gesprächstermin (Telefonat oder Treffen) vereinbaren
   
5. So kann sich der andere auf das Gespräch einstellen und sich falls notwendig etwas vorbereiten
   
6. Email oder Brief mit kurzen Erläuterungen zu deiner Person und kurze Schilderung des Anliegens an den Gesprächspartner versenden
   
• Dies sollte vor dem eigentlichen Gespräch und am besten unmittelbar nach der ersten Kontaktaufnahme gemacht werden.
7. Alle wichtigen Informationen und Unterlagen zum Gespräch (per Telefon) bereit legen bzw. zum persönlichen Treffen mitnehmen
   

Alles viel zu kompliziert, denkst Du?

Ich gebe zu, es erfordert mehr Zeit als den erst besten Kontakt mal schnell anzurufen oder spontan eine Email zu schreiben. Doch wenn du dir angewöhnst bei jedem wichtigen Anliegen überlegt vorzugehen, dann wirst du schnell merken, dass der Aufwand lohnt. Die vorbereitenden Arbeiten werden schneller und einfacher von der Hand gehen.

Und das Wichtigste:

Du wirst mehr gewinnbringende Telefonate führen, bessere Suchergebnisse erzielen und wertvolle Zeit sparen.

Rede, schreibe, frage – aber kommuniziere überlegt. Es lohnt sich!

Eine erfolgreiche und zielführende Kommunikation ist von vielen Dingen abhängig.

1. Die Gesprächspartner
2. Die Mittel, Wege und Werkzeuge
3. Die auszutauschenden Informationen

Sicher gibt es zu diesem Thema noch Vieles was hier erwähnt werden müsste. Schließlich gibt es ganze Wissenschaftszweige, die sich mit zwischenmenschlicher Kommunikation beschäftigen. Letztendlich endlich ist es immer die eigene Erfahrung im Reden und die Fähigkeit, sich in andere Menschen hinein zu versetzen, die bei einem (geschäftlichen) Gespräch von Vorteil sind.

Was sind Deine persönlichen Erfahrungen bei Archivanfragen? Oder wo siehst Du Probleme im Informationsaustausch?

Hinterlasse doch einfach einen Kommentar mir deiner Meinung, deinen Erfahrungen oder hilfreichen Hinweisen.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der nächsten Archivanfrage!

Lass Dir beim Finden helfen!

Dein persönlicher Archivbegleiter

Lars