Dein erster Archivbesuch: So gelingt dir der Einstieg in die genealogische Archivrecherche

Heute kannst du in den verschiedenen Internet-Portalen und Online-Datenbanken relativ einfach Namen und Daten deiner Vorfahren ermitteln. Du kannst mit Hilfe von Mailinglisten bzw. anderer Forscher schnell an Informationen gelangen.

Irgendwann erreichst du allerdings als Familienforscher den Punkt, wo du nicht mehr drum herum kommst, ein Archiv aufzusuchen.

Eines ist sicher: Ahnenforschung bedeutet immer auch Archivforschung.

Und es gibt eigentlich überhaupt keinen Grund, Archive zu meiden. Denn genau genommen sind Archive nichts anderes als ein Dienstleister, der:

1. alte Dokumente sicher aufbewahrt
   
2. Akten zur Einsicht aufbereitet
   
3. dir hilft in den alten Aufzeichnungen benötigte Informationen zu finden und
   
4. dir die verfügbaren Akten zur Einsicht zur Verfügung stellt
   

Wie überall gibt es natürlich ebenso in Archiven bestimmte Regeln und Verfahrensweisen, die du kennen und beachten solltest.

Wenn du die ersten Archivbesuche absolviert hast, wirst du feststellen, dass es dich in deinen genealogischen Forschungen enorm weiter bringen kann. Die Arbeit mit historischen Unterlagen in Archiven bietet dir außerdem ein einzigartiges Erlebnis. 

Beim Lesen in alten Dokumenten fühlst du, atmest du und erspürst du die Welt deiner Vorfahren.

Warum du deinen Archivbesuch vorbereiten solltest

Es wäre doch sehr unerfreulich, wenn du dir am ersten Tag im Archiv die Beine in den Bauch stehst oder erfolglos das Archiv wieder verlassen musst. Besonders ärgerlich wäre es, wenn der Anreiseweg zum Archiv lang ist. Dabei lässt sich doch Vieles vor dem eigentlichen Archivbesuch zu Hause erledigen. 

Hier ein paar wichtige Hinweise, damit dein erster Archivbesuch erfolgreich wird.

11 Punkte mit denen bei deinem Archivbesuch (fast) nichts schief gehen kann

1. Dein Rechercheziel formulieren

Was suchst du eigentlich im Archiv? Welche Information hoffst du dort zu finden?

Nimm dir vor jedem Archivbesuch die Zeit, dir klar zu machen, zu welchem deiner Vorfahren du weiterführende Daten oder Fakten finden möchtest.

Schreibe alle dir bekannten Informationen (Name, Geburtsdaten, Lebensorte o. a.) auf.

Dir wird es so leichter fallen, den Archivmitarbeitern dein Anliegen vor Ort mündlich zu erläutern und außerdem kannst du das Niedergeschriebene gleich für eine schriftliche Anfrage nutzen.

2. Der erste Kontakt zum Archiv

Bevor du dich auf den Weg ins Archiv machst, sende vorab eine schriftliche Mitteilung an das Archiv. Nenne darin klar dein Suchziel und den Hintergrund für deine Forschungen. Dies kannst du in Form eines Briefs, einer Email oder einfach über ein Kontaktformular auf der Internetseite des Archivs tun.

Du kannst zusätzlich auch noch zum Telefon greifen und dir Zusatzinformationen einholen (Sonderöffnungszeiten, Bestellzeiten im Archiv, Ansprechpartner vor Ort u. Ä.).

Dies alles empfehle ich dir für Archivbesuche auf allen Ebenen (Kirchen-, Stadt-, Gemeinde-, Kreisarchiven u. Ä.).

Gib den Mitarbeitern ein Chance, dir zu helfen und deinen Besuch vorzubereiten. Im Idealfall liegen bei deinem Besuch bereits einige Akten für dich bereit.

Allerdings kann der erste Kontakt bzw. die Verfahrensweise bei den Archiven unterschiedlich sein. 

Bei Staatsarchiven oder dem Bundesarchiv mit einer größeren Anzahl an Mitarbeitern und höheren Besucherzahlen, kann die Vorbereitung des Archivbesuches etwas abweichen. Aber im Prinzip kannst du hier ähnlich verfahren. 

Auch in den Kirchgemeinden läuft es meistens etwas anders. Die Pfarrämter der Kirchgemeinden verstehen sich in der Regel nicht als ein öffentliches Archiv.

3. Informationssuche vor dem Archivbesuch

Fast jedes Archiv verfügt mittlerweile über einen Internetauftritt. Dort solltest du mindestens die Telefonnummer und Email-Adresse für den ersten Kontakt sowie die Besucheradresse für die Anfahrt finden.

Auch weitere Informationen, wie Gebührensatzung, Übersicht zum Aktenbestand und einen Benutzerantrag stellen dir die Archive teilweise online zur Verfügung.

Meine Empfehlung: Lies dir die Benutzerordnung und Gebührenordnung der Archive mindestens einmal genau durch. Wenn diese online verfügbar sind, dann kannst du das bequem von zu Hause aus machen.

Im Idealfall kannst du bereits den Benutzerantrag herunterladen, ausfüllen und für deinen Besuch bereit legen. Wenn möglich, schicke ihn doch vorab per Email an das Archiv. 

Der Antrag auf Benutzung ist eigentlich nur eine Formalität und wird in der Regel ohne Weiteres schnell und unverzüglich genehmigt. Sollte etwas im Antrag fehlen, wird man sich schon bei dir melden.

Du bist kein Freund von Anträgen? Die Mitarbeiter des Archivs helfen dir auf jeden Fall beim Ausfüllen des Benutzungsantrages bei deinem ersten Archivbesuch.

Nutze die vorhandene Möglichkeiten auf der Internetseite des Archivs, um dir einen ersten Überblick zum betreffenden Archiv, dessen Aufgaben und dessen Aktenbeständen zu verschaffen. Teilweise kannst Du damit bereits Bestandsnummern und Bestandsnamen ermitteln. Damit ist der Einstieg in die Suche im Archiv gut vorbereitet.

4. Akten vorbestellen

Du hast online bereits einzelne Akten oder zumindest interessante Archivbeständen gefunden? Dir sind aus Büchern, Zeitschriften oder durch andere Forscher bereits konkrete Archivsignaturen zu Akten im betreffenden Archiv bekannt?

Um so besser.

Dann schreibe diese Informationen mit in deine Email an das Archiv. So kannst du diese ggf. für deinen geplanten Besuch vorbestellen.

Du bist dir bei den gefunden Signaturen nicht sicher?

Bei Zweifeln empfehle ich einen Telefonanruf bei dem betreffenden Archiv. So kannst du auch gleich Deine Fragen zu den betreffenden Beständen stellen.

5. Anruf im Archiv

Für eine erste Kontaktaufnahme, bei Fragen zu Archivalien und auch noch einmal kurz vor der geplanten Archivreise kann ein telefonischer Kontakt mit dem Archiv hilfreich sein.

Ungereimtheiten oder fehlerhafte Bestellungen können beseitigt werden. Du kannst erfahren, ob und ab wann die bestellten Akten zur Ansicht bereit liegen. Notfalls kann dann der eigene Zeitplan noch etwas umgestellt werden. Nutze auch die Gelegenheit, um dich gleich noch einmal nach den Öffnungszeiten für den geplanten Besuchszeitraum zu erkundigen.

Wichtiger Hinweis! Notiere dir immer Namen und Telefonnummer der Person, mit der du gesprochen hast. So kannst Du im Zweifelsfall konkrete Personen benennen, die dir die Informationen gegeben haben.

6. Unterlagen sortieren und einpacken

Bevor du zum Archivbesuch startest, prüfe, ob du alle notwendigen Emails bzw. Briefe und Notizen beisammen hast. Diese können für den ersten persönlichen Kontakt vor Ort, den eigenen Überblick bei den Aktenbestellungen und die weitere Suche vor Ort von besonderer Bedeutung sein.

Folgende Dokumente sollten auf jeden Fall mitgenommen werden:

• unterschriebener Benutzungsantrag (wenn vorher ausfüllbar)
  
• Notizen und schriftliche Ergebnisse aus deinen bisherigen Recherchen
  
• wichtige Dokumente in Kopie (Geburts-/Sterbeurkunde, Personalausweis, wichtige Aktenkopien o. Ä.)
  
• bereits ermittelte Informationen zum Archiv und relevanten Beständen
  
• eine Anfahrtsbeschreibung, Besucheradresse oder Geo-Daten für das Navigationssystem
  
• Namen und Telefonnummern der Ansprechpartner

7. Notizbuch mitnehmen

Klar ist, jeder hat seine Arbeitsweise. Der Eine macht sich mit Bleistift Notizen in seinem Ringbuch, der Andere legt sich auf seinem Notebook eine neue Textdatei an. Auf jeden Fall solltest du etwas dabei haben, um dir Aufzeichnungen zur Akte oder dem Akteninhalt machen zu können. Die Notizen sollten sich später gut abheften oder ablegen lassen können. 

Ein gebundenes Notizbuch und ein Bleistift sind dabei immer die beste Wahl. Einige Archive erlauben nämlich keine losen Notizblätter oder Kugelschreiber im Lesesaal.

Deine Notizen solltest du natürlich so verfassen, dass du auch noch nach deinem Archivbesuch zu Hause nachvollziehen kannst, in welcher Quelle du die Informationen gefunden hast.

8. USB-Stick nicht vergessen

Ein Speicherstick (USB-Stick) ist inzwischen ein wichtiges Werkzeug geworden. Er kann beispielsweise genutzt werden, um Suchergebnisse am Computer im Archiv abzuspeichern, Sicherungskopien der eigenen Dateien anzulegen oder digitale Kopien zu sichern.

Einige Archiv bieten dir die Möglichkeit, Akten selbst zu kopieren. Auch dafür kann an Scannern und Kopierern ein solche tragbare Datenspeicher genutzt werden.

9. Digitalkamera oder Smartphone für Fotoaufnahmen

In einigen Archiven ist es erlaubt mit oder ohne Gebühr eigene Fotoaufnahmen von Akten anzufertigen. Ich persönlich nutze dies häufig, gerade wenn mir wenig Zeit bleibt, um die wichtigsten Infos zu notieren.

Wichtig! Erkundige dich bitte vor der Anfertigung von Fotoaufnahmen in der Benutzungsordnung oder beim Archivmitarbeiter vor Ort, ob eigenen Aufnahmen erlaubt sind.

Tust du das nicht, kassierst du mit Sicherheit eine Verwarnung. Bei weiterer Missachtung kann dein Archivbesuch dann im Extremfall schneller beendet sein, als gedacht.

10. Essen und Trinken

Der Besuch eines Archivs kann aufregend und spannend sein. Auf jeden Fall! Das Lesen alter Dokumente, die spezielle Temperatur und Luftfeuchtigkeit im Archiv sowie das Hineindenken in die Abläufe im Archiv kosten wertvolle Energie.

Deshalb, versorge dich mit ausreichend Essen und vor allem Trinken. Nimm dir davon ausreichend für deinen Archivtag mit. Nicht jedes Archiv bietet einen Wasserspender oder Snack-Automaten. Archive können zudem etwas entfernt liegen von der nächsten Einkaufsmöglichkeit.

11. Pausen nicht vergessen

Beim Lesen der historischen Aufzeichnungen und der „fieberhaften“ Suche nach den Vorfahren, kann man schon mal die Zeit vergessen. Wir wissen alle, wie schnell das passieren kann. 

Dennoch, mache bitte regelmäßige Pausen bei deinem Aktenstudium. Stehe von deinem Arbeitsplatz auf, Strecke dich, lasse deine Augen in die Ferne schweifen und gehe vielleicht kurz in Aufenthaltsraum, um etwas zu trinken.

Ich selbst bin jede Woche mindesten 3 Tage im Archiv und weiß wie Archivarbeit an den eigenen Kräften zehren kann. Ist die Suche auch noch so spannend und wichtig, deine Gesundheit ist wichtiger.

Wenn du die erläuterten 11 Punkte für deinen Archivbesuch berücksichtigst, kann garantiert nichts schief gehen. Wenn doch, dann lag es zumindest nicht an deinen Vorbereitungen. ;-)

Du hast selbst noch weitere wichtige Hinweise für den ersten Archivbesuch? Dann teile deine Erfahrungen doch einfach in einem Kommentar unter dem Artikel.

Viel Erfolg und spannende Funde bei deinen zukünftigen Archivbesuchen!

Dein persönlicher Archivbegleiter

Lars